Digitalt værktøj gør projektstyring mere overskuelig for virksomheder
Projektarbejde i virksomheder kan hurtigt blive komplekst, når der skal holdes styr på økonomi, budgetter og rapporter. Digitale løsninger som EazyProject giver adgang til relevante redskaber, der understøtter administrationen af projekter, uanset omfanget. Sådanne systemer bidrager til overblik og gør det nemmere at følge op fra start til afslutning. Styrkepositioner som automatiserede workflow-processer og adgange til historiske data gør det samtidig lettere at overvåge tidligere og aktuelle projekter. Dermed bliver alle involverede parter løbende informeret og kan agere hurtigere på eventuelle udfordringer. Her gennemgås, hvordan digital projektstyring kan skabe struktur i arbejdsdagen, samt hvilke forhold det kan være værd at tage med i overvejelserne ved valg af værktøj.
Hvorfor digitale løsninger letter projektstyring
Projektstyring handler om at skabe struktur og fremdrift gennem alle projektets faser. Digitale værktøjer samler centrale oplysninger ét sted, så data ikke længere behøver at gemme sig i mails eller regneark. Dette betyder, at information ikke længere går tabt mellem forskellige kommunikationskanaler, og man sparer tid på at lede efter relevante dokumenter. Når alle arbejdsopgaver og budgetter opdateres i realtid, bliver beslutningsprocessen desuden mere effektiv for alle parter.
Med et system som EazyProject kan både medarbejdere og ledelse få adgang til de rapporter og funktioner, der er relevante for deres arbejde. Det giver mulighed for løbende at følge udviklingen i budgetter og økonomi. Derudover understøtter værktøjet både ressourceallokering og tidsregistrering, så man altid har et aktuelt billede af projektets status. Hvis du vil vide mere om digital projektstyring og projektøkonomi, kan du læse mere her
.
Et digitalt værktøj kan bidrage til at minimere dobbeltarbejde og fejl, så mere af tiden kan bruges på projektets indhold fremfor administration. Fejl i manuelle beregninger og forvirring om rollefordeling imødegås, da procedurer bliver standardiserede og automatisk dokumenteret gennem systemet. Det frigør ressourcer, så medarbejderne kan fokusere på kerneopgaverne og levere bedre resultater.
Hvad bør du kigge efter i et digitalt projektstyringsværktøj
Valget af digitalt projektstyringsværktøj bør afhænge af virksomhedens konkrete behov. Overvej, hvilke funktioner der er nødvendige – eksempelvis budgetopfølgning, fakturering eller rapportering. Andre relevante elementer kan inkludere opgavestyring og ressourcestyring, som sikrer, at alle aspekter af projektet håndteres centralt og gnidningsfrit. Jo bedre værktøjet matcher arbejdsprocesserne, desto lettere bliver implementeringen.
Brugervenlighed spiller ofte en stor rolle. Et intuitivt system kræver mindre oplæring og letter det daglige arbejde. Mange vælger løsninger, hvor dashboardet hurtigt kan skræddersys, så det passer til den enkelte brugers behov. Det er desuden en fordel, hvis adgangen til systemet kan tilpasses forskellige roller, så hver medarbejder kun har adgang til de relevante informationer. Dette øger både datasikkerhed og gør det lettere for nye brugere at komme hurtigt i gang, fordi de kun præsenteres for relevante værktøjer og moduler.
Det kan også være en god idé at undersøge mulighederne for integration med andre programmer i virksomheden. Integration kan reducere mængden af manuelt arbejde og hjælpe med at sikre datakvalitet på tværs af organisationen. Hvis værktøjet let kan samarbejde med økonomi- eller lønsystemer, kan meget tid spares i det daglige, samtidig med at risikoen for fejl mindskes væsentligt.
Sådan kan virksomheder bruge digitale løsninger i praksis
Erfaringer viser, at mange virksomheder oplever en mærkbar forbedring i hverdagen ved brug af digitale styringsværktøjer. Projektlederen får løbende indblik i økonomisk status og budgetoverholdelse, mens ledelsen hurtigt kan danne sig et samlet overblik over flere projekter via rapporteringsfunktioner. Når alle relevante oplysninger er tilgængelige digitalt, oplever virksomheder større gennemsigtighed i leverancer, tidsforbrug og udgiftsstyring. Det er ofte lettere at holde deadlines, fordi alle kan orientere sig om projektets status, og justeringer kan udføres hurtigere, hvis der opstår behov. Medarbejdere har mulighed for direkte indrapportering af timer eller udgifter i systemet. Det skaber færre misforståelser og hurtigere behandling af data – også når flere arbejder sammen om en opgave. Information udveksles hurtigt og sikkert, hvilket mindsker behovet for papir og fysiske dokumenter.
Uanset om projekterne er små eller store, bidrager digitale løsninger til bedre struktur hele vejen igennem. Overblikket over fremdrift og økonomi reducerer behovet for fysiske dokumenter og spredte filer. Samtidig giver denne tilgang større fleksibilitet og mulighed for at tilpasse projektstyringen løbende, så nye krav nemt kan implementeres i de digitale systemer.