Hvad koster julegaver til medarbejderne ud over selve gaven?
Julegaver til medarbejderne fylder ofte mere i budgettet, end gavens pris antyder. Fragt, indpakning, administration og gebyrer kan øge den samlede udgift mærkbart. Derfor giver det mening at tage udgangspunkt i det samlede budget og derefter regne ud, hvad selve gaven må koste. Så bliver valget ikke styret af et tilbud, der ser billigt ud, men ender med at kræve både ekstra penge og arbejdstid.
Begynd med et samlet budget til julegaver til medarbejderne
Beslut først, hvad hele gaveordningen må koste. Beløbet skal dække mere end indholdet i pakken, så afsæt også penge til levering, emballage og de praktiske opgaver omkring bestillingen. Hold gerne betalingen til leverandøren adskilt fra den interne arbejdstid. Begge dele er omkostninger, men de belaster ikke nødvendigvis samme budget.
Et tænkt budget for 24 medarbejdere kan være 12.000 kr. inklusive moms og direkte følgeudgifter. Koster hver gave 425 kr., bliver gaveindkøbet 10.200 kr. Indpakning til 20 kr. pr. gave lægger 480 kr. oveni, og en samlet fragtpris på 360 kr. bringer betalingen op på 11.040 kr. Dermed er der 960 kr. tilbage til uforudsete udgifter. Det svarer til en direkte omkostning på 460 kr. pr. medarbejder før eventuelle ekstraudgifter. Den interne tid til bestilling og uddeling kommer ved siden af, hvis den også skal med i beregningen.
Sammenlign julegaver til medarbejderne på samme prisgrundlag
To tilbud kan se meget forskellige ud, selv om de dækker næsten det samme. Den ene pris omfatter måske gaveæske og levering, mens den anden kun gælder selve varen. Bed derfor om et skriftligt tilbud, hvor alle obligatoriske tillæg fremgår. Se især efter ekspeditionsgebyrer, krav om minimumsbestilling, individuel indpakning og betaling for at vedlægge et kort. En lav annonceret pris siger ikke meget om den endelige faktura.
Se også på indholdet frem for kun pakkens størrelse. En stor æske kan indeholde få varer og meget emballage. Ved fødevarer bør vægt, antal og holdbarhed fremgå tydeligt. Ved køkkenudstyr eller tekstiler er mål, materiale og anvisninger til pleje relevante for sammenligningen. Bed om præcisering, hvis beskrivelsen er uklar. Du skal kunne vurdere, hvad virksomheden betaler for, uden at gætte på kvaliteten ud fra billeder. Kontrollér desuden, hvor længe tilbuddene gælder, så en udløbet kampagnepris ikke bliver grundlaget for budgettet.
Hold moms og skatteforhold adskilt fra gaveprisen
Moms og beskatning er to forskellige spørgsmål, som let bliver blandet sammen under gaveindkøbet. At en udgift kan indgå i virksomhedens regnskab, betyder ikke automatisk, at købsmomsen kan trækkes fra. For personalegaver er udgangspunktet, at der ikke er momsfradrag ved købet. Budgettér derfor ikke med en besparelse på momsen, før den konkrete behandling er afklaret med den regnskabsansvarlige.
Medarbejderens skat afhænger blandt andet af gavens type, værdi og årets øvrige gaver fra arbejdsgiveren. Kontanter og gavekort kan ikke uden videre behandles som en fysisk julegave. Også gavekortets anvendelsesmuligheder kan have betydning. Kontrollér de gældende beløbsgrænser og betingelser hos skattemyndighederne, før bestillingen godkendes, da regler og grænser kan ændre sig. Gem samtidig en oversigt over modtagere og gaveværdi. Det giver bogholderiet et konkret grundlag og mindsker behovet for at rekonstruere indkøbet bagefter.
Vælg mellem én fælles gave og flere valgmuligheder
Én fælles gave betyder typisk færre varenumre, færre beskeder og en enklere bestilling. Til gengæld kan indholdet passe dårligt til nogle medarbejdere. Flere valgmuligheder giver plads til forskellige ønsker, men ordningen skal stadig hænge sammen økonomisk. Undersøg, om leverandøren tager betaling for en valgløsning, og om prisen afhænger af antallet af modtagere eller de faktisk bestilte gaver. Den 1. december begynder nedtællingen til jul, så levering før denne dato er vigtig ved valg af en chokolade julekalender
.
En gavekurv fuld af kaffe er eksempelvis ikke særlig anvendelig for en medarbejder, der ikke drikker kaffe. Her kan et begrænset udvalg give større brugsværdi uden nødvendigvis at hæve gavebudgettet. En elektrisk tandbørste kan medføre løbende udgifter til nye børstehoveder. Hold valgmulighederne inden for samme økonomiske ramme, og aftal på forhånd, hvad der sker, hvis nogen ikke vælger inden fristen. Spørg også, hvordan udsolgte varer erstattes. En erstatningsgave bør ikke udløse en ekstraregning, som først bliver synlig, efter at medarbejderen har valgt. Få vilkårene skrevet ind i tilbuddet.
Regn den interne arbejdstid med i beslutningen
Gaveindkøb består sjældent kun af at trykke på en bestillingsknap. Nogen skal indhente tilbud, kontrollere medarbejderlisten, svare på spørgsmål og håndtere ændringer. Senere kommer modtagelse, sortering og uddeling. Hvis opgaverne lander hos en medarbejder med andre decemberfrister, har tidsforbruget en reel omkostning, selv om der ikke kommer en særskilt faktura på arbejdet.
Sammenlign derfor løsningerne ud fra både pris og forventet tidsforbrug. En lidt dyrere pakke med navnemærkning og færdig indpakning kan være økonomisk fornuftig, hvis alternativet kræver omfattende manuel håndtering. Omvendt er der ingen grund til at betale for funktioner, virksomheden ikke bruger. Placér ansvaret hos én person, som samler spørgsmålene til leverandøren. Brug en fælles modtagerliste med tydelig status for bestilling og udlevering. Det mindsker risikoen for dobbeltbestillinger og gentagne kontroller af de samme oplysninger, uden at gaveordningen kræver et omfattende administrativt system.
Aftal levering og fejlretning før betalingen
Leveringsformen påvirker både fragtprisen og den praktiske håndtering. Samlet levering til arbejdspladsen kræver plads til kasserne og nogen til at dele gaverne ud. Forsendelse til private adresser kan koste mere og kræver korrekte modtageroplysninger. Bed om særskilte priser på de relevante muligheder. Afklar også, hvem der betaler, hvis en pakke skal sendes igen på grund af en forkert adresse eller manglende afhentning.
Få en konkret leveringsfrist og skriftlige vilkår for mangler og transportskader. Ved virksomhedskøb bør du ikke gå ud fra, at der gælder samme fortrydelsesmuligheder som ved et privat netkøb. Spørg, om antallet kan justeres inden afsendelse, og hvordan ubrugte eller fejlbestilte gaver håndteres. Kontrollér leverancen ved modtagelsen, mens der stadig er tid til at få manglende pakker frem. Gem ordrebekræftelse, leveringsoplysninger og faktura samlet, så en eventuel reklamation kan knyttes til den konkrete bestilling.